電子檔案保存實驗室-研究報告(內容)

各國電子檔案管理現況-加拿大

在二十一世紀，數位資訊與網路技術是經濟成長與社會福利的關鍵驅動力，隨著資訊技術的進步，加拿大政府資訊以不同的媒體型式出現，其中尤以電子型式的數量成長最快，在2003年，90％的資訊產出為數位形式，而資訊量成長率以每年30％快速成長，數位資訊的成長以及保存、管理、取得的需求是全球都將面臨處理的議題。加拿大國家圖書檔案館(The Library and Archives Canada, LAC)面對此一趨勢，早在2002 年提出了「電子檔案典藏基礎建設」(The Electronic Records Archival Infrastructure, ERAI)，以因應電子檔案管理問題。

根據LAC對於電子檔案(electronic records)一詞的定義，係指將各種文件資訊不論其來源為一般公文書、通訊記錄、地圖、表格、照片、微縮資料、錄音資料、錄影資料、機讀記錄等各種文字、聲音或影像資料，凡以電子形式媒體加以儲存並需藉助電腦系統檢索使用者。(Claude Meunier, Understanding Electronic Records: the Basics, National Archives of Canada, June 2000)。加拿大國家圖書檔案館在2005年結合各界之共識與需求針對數位領域提出了加拿大數位資訊策略(Canadian Digital Information Strategy, CDIS)，以因應資訊社會中日益增加的數位議題之處理急迫性，確保加拿大在全球數位知識經濟的領導地位。

一、加拿大數位資訊策略之願景

建立、管理與保存加拿大數位資訊資產，以確保目前與未來的呈現，以及加強在全球數位資訊經濟地位之重要性。(Canada’s digital information assets are created, managed and preserved to ensure that a significant Canadian digital presence and record is available to present and future generations, and that Canada’s position in a global digital information economy is enhanced.)

二、加拿大數位資訊策略方向、目標、行動方案

(一)加拿大數位資訊策略提出三個方向以達成此願景：

1、加強內容：以數位型態累積資訊資產與知識

2、確保保存：以便加拿大人能持續取得數位知識與資產，後代也因此見證當代人的智慧成就

3、極大化取得與使用：使加拿大的成果在世人面前展現

(二)這三大策略方向各有許多特定目標，以及行動方案。

1、加強內容

(1)目標：

以國家的規模大量數位化

建立利於數位產出環境
加強數位產出實務

多樣化數位內容產出

(2)行動方案：

進行五至十年國家級數位化計畫，將加拿大文化、科學以及政府遺產以適當的國家標準數位化
提升地方數位化計畫的發展與實施，並納入國家計畫的一部份
發展國內的數位化合作方案，以協助取得來自公眾的數位化內容
建立新的數位版權制度使非營利機構的工作數位化
加強發展公私部門之合作關係以極大化數位化成果

2、確保保存

(1)目標：

為長期保存內容選擇與徵集
分散數位保存儲存網路
保存相關研究
新場所技能
增加公眾對於數位保存議題的認知

(2)行動方案

鼓勵數位內容產出與傳送以及新的經營模式
鼓勵業界發展數位內容產出的工具、標準及相關基礎建設

3、極大化取得與使用

(1)目標

民主、普遍、公平地取得機制
完整的取得與全球能見度
公部門資訊公開
版權的有效溝通與管理
增加使用者研究

(2)行動方案

培養數位內容產出者採用公開標準以及實作範例指引的分享
將實務需求列入加拿大支持的數位內容產出計畫中
培養相關學術研究環境
在數位資訊、檔案生命週期管理學術計畫上提供引導
確保用以一至第辨別數位資源之有效實施
鼓勵數位內容產出實務，加速所需格式的轉換
發展在數位內容產生者間，以自動傳輸至數位儲存信託機構(Trusted Digital Repoitories, TDR)之技術能力
發展與實施電子檔案策略，包含政策、法制、標準，政府資訊產出與管理系統

(三)小結。

在加拿大國家級的數位資訊策略所涵蓋範圍極廣，資訊來源與使用均包含政府部門、學術界、企業界、非營利組織至一般大眾，使用特性與需求也都不相同，因此，針對不同的檔案特性需要有不同的管理架構。

三、電子檔案典藏基礎建設以及檔案與資訊生命週期管理之建構

ERAI 是一個穩定而具有彈性的架構，發展ERAI 是為確保電子檔案的歷史價值可長久保存並持續可用，該架構是整合了與電子檔案保存管理有關之各項資源、技術、標準、政策與作業程序，也兼顧檔案不同階段生命週期的發展需求，可提供政府機構管理電子檔案的依據。最終目的在於獲致下列成果：

可在既有的基礎建設之下清楚考量各機關的需求。
提供電子檔案整個生命週期的有效管理架構。
提供電子檔案資訊長久保存的一致性架構。
避免檔案產生機關各自處理電子檔案耗時費錢的問題。
整合檔案的管理程序成為日常例行工作的一環，使電子檔案的管理可輕易完成。

ERAI發展的三個主要步驟：

建立電子檔案管理作業標準：透過廣泛的諮詢過程，建立電子檔案管理的一般標準及其儲存檢索的規範。
建立符合檔案與資訊生命週期管理的系統：根據作業標準兼顧檔案生命週期管理的需求，發展符合作業程序需求之系統功能。
發展合適的使用介面與服務模式：根據作業程序發展之系統規格，必須兼顧使用者介面及服務營運模式，以便捷文件的檢索利用。

ERAI 對於檔案與資訊生命週期管理過程建立標準化的管理程序，以確保電子檔案日後的權威性及可用性，其所建立的檔案生命週期管理架構圖，詳如圖1-5。

四、檔案與資訊生命週期管理

資訊管理為發展中的科學，係為分享有效資訊的重要基礎，加拿大國家圖書檔案館整合資源以協助各機構建立資訊管理能力，儘管有些部分的資源有限，仍選擇提出一完整的資訊管理全貌，以期增進資訊管理知識庫以及構建完整資源的指引。參照下圖，檔案與資訊生命週期中七個階段，每一階段均提供關鍵投入、產出、效益、資源以便瞭解、規劃、實施、以及提升資訊管理的效能。

(一)檔案與資訊生命週期管理之第一階段: 檔案與資訊管理規畫(IM Planning)

學習如何在初期規畫時整合資訊管理至例行的活動，以便獲得容易及有效的實施做準備。

1、重要性

事前規劃是成功的關鍵，在此階段所有參與者規劃支持檔案與資訊生命週期的程度，規劃反映著各樣的投入活動，必須理解任何規劃都會比沒有規劃好。

2、投入

在規劃的時期需要好的基礎，可來自於多樣來源，包含：

來自於各國政府、企業、學術界資訊管理趨勢推進者
加拿大政府
所屬部門
加拿大國家圖書館及檔案館

3、產出

資訊策略
治理與責任歸屬架構
資訊分類系統架構
保存與銷毀計畫
人員能力地圖與訓練計畫

此階段為生命週期所有的階段最重要的引導者，此規劃階段將由第七階段：評估互補，由評估階段監控其效能與提供下一階段的規劃活動回饋，以獲得持續的改進。

4、加拿大國家圖書及檔案館扮演的角色

引導聯邦政府資訊管理單位實施有效的檔案與資訊生命週期計畫；提供工具、標準、指導方針與實務應用給各機關，尤其是加拿大政府員工；視需要提供建議、訓練、與方向，以協助資訊管理規劃。

在第一階段提供指引，包含：

資訊策略
治理與責任歸屬架構
監控與評估計畫的衡量架構
資訊分類系統架構
保存計畫之建議
清理，經由多年期銷毀計畫、多年期存取計畫

(二)檔案與資訊生命週期管理之第二階段: 蒐集、產生、接收與獲取(Collection, Creation, Receipt & Capture) 為建置有效的資訊管理計畫，在檔案產生及接收階段就必須納入考量。電子檔案以各種形式出現，一般文書、照片、微縮資料、電子郵件、電子檔案、錄音資料、錄影資料、地圖等。

1、重要性

為檔案與資訊產生階段，評估資訊的價值與功能角色以便於應用。法規控制(legal control)的觀念是資訊管理者必須要熟悉的，Access to Information Act, Privacy Act and the Library and Archives Canada Act，提及檔案均受政府機構的控制，其中包含『誰正控制』這些檔案以及『如何進行控制』。

2、投入

檔案標準
治理與責任歸屬架構
檔案取得程序與政策、資訊保密政策
安全程序
具多權限的資訊管理計畫
真實性需求
版本控制

3、產出

部門對於資訊的權限劃分
資訊的價值評估
資訊庫存
出版品副本必須保存於加拿大國家圖書及檔案館

4、加拿大國家圖書檔案館扮演的角色

引導聯邦政府資訊管理單位實施有效的檔案與資訊生命週期計畫，提供工具、標準、指導方針與實務應用給各機關，視需要提供建議、訓練、與方向，以協助資訊管理規劃。此特殊階段協助進行檔案的前期評估以便機關瞭解檔案與資訊的典藏價值以及清理評估。

(三)檔案與資訊生命週期管理之第三階段: 組織 (Organization)

以正確的組織規範建立可用的電子檔案，以便日後的檢索與資源分享。根據例行性規則以及資訊技術需求組織檔案與資訊，包含儲存、處理以提供各機關獨有的政策、程序、命令與法規。

1、重要性

組織是為了有效的使用、傳播、保存與清理，每一筆文件都有清楚脈絡關係以及歸至整體資訊架構之中，以便未來合適的應用。在此階段，資訊管理導引的存在與前後一致的實施是關鍵，同時，好的資訊組織可提供即時、準確的資訊交換，容易儲存與未來取回。

2、投入

機關的資訊管理計畫
資訊模式
資訊分類系統架構
具多權限的資訊管理計畫
資訊結構
檔案標準
管理人權責以及所有權
資訊取得、保密、安全的政策與程序

3、產出

資訊可取用性，即具有描述與詮釋的資訊分類系統
資訊取得與保密控制
資訊安全性的衡量

4、加拿大國家圖書檔案館扮演的角色

引導聯邦政府資訊管理單位實施有效的檔案與資訊生命週期計畫，提供工具、標準、指導方針與實務應用給各機關，視需要提供建議、訓練、與方向，以協助資訊管理規劃。

(四)檔案與資訊生命週期管理之第四階段: 使用與傳播(Use & Dissemination)

有效的實施規範以提供即時、正確與可用的電子檔案資訊，並便利檔案的使用與傳播。資訊使用規範在第二、三階段建立，此階段為資訊的取出與分享。

1、重要性

檔案與資訊使用與分享階段，生命週期的其他階段都是支援於此。鼓勵政府人員主動使用與分享完整、正確資訊，促進公共部門改革、符合治理政策以及加強對民眾服務。

2、投入

機關的資訊管理計畫
資訊取得、保密與安全性政策與程序

3、產出

有效的使用與傳播產出即時、準確、可用的資訊，包含著『使用者』、『時機』以及『使用形式』，有些檔案屬於使用中的，數十年活動狀態，有些檔案則是半活動狀態或是即將清理，下一階段則是著重於此類型檔案。

4、加拿大國家圖書檔案館扮演的角色

引導聯邦政府資訊管理單位實施有效的檔案與資訊生命週期計畫，提供工具、標準、指導方針與實務應用給各機關，視需要提供建議、訓練、與方向，以協助政府文件與資訊有效的使用與傳播。

(五)檔案與資訊生命週期管理之第五階段: 維持、保護與保存(Maintenance, Protection & Preservation)

將電子檔案妥善的維持、維護和保存，以確保文件長久有用與可用。檔案與資訊管理以確保為現行的、安全的，以及不被意外清理掉。每個機關有其特殊需求，例如：與歷史、法律相關檔案的管理方式不同於提供普遍資訊的檔案。

1、重要性

資訊管理架構是位於較大管理架構之內，以便系統可適當地處理單一檔案。

2、投入

機關的資訊管理計畫
保存計畫
提交清理
資訊安全
轉置計畫
檔案清理計畫
取得、保密
災害復原計畫
資訊模式
檔案標準

3、產出

半活動或靜止的文件經轉置與保存後的長期可取得、可解讀及可使用 
組織記憶
取得與隱私的控制
資訊安全
重要檔案之電腦程式
例行性工作價值的再評估

4、加拿大國家圖書檔案館扮演的角色

引導聯邦政府資訊管理單位實施有效的檔案與資訊生命週期計畫，提供工具、標準、指導方針與實務應用給各機關，視需要提供建議、訓練、與方向，以即在特殊領域提供協助，包含：

多年期徵集計畫(multi-year acquisition plans with cost of ownership models)
多年期清理計畫(multi-year disposition plans)
典藏檔案之評估(archival appraisals)
移轉及監控(transfer and monitoring agreements with terms and conditions)
清理職權(disposition authorities)
檔案清理程序(records disposition program documentation, including)
檔案清理職權控制系統(Records Disposition Authority Control System, RDACS)
檔案清理管理資訊系統(Records Disposition Management Information System, RDMIS)

加拿大國家圖書檔案館立法上扮演的角色常圍繞在清理與機關檔案移交至長期保存，法律上，機關是不被允許清理檔案的，除非獲得加拿大國家圖書檔案館同意。

(六)檔案與資訊生命週期管理之第六階段: 清理(Disposition)

建立例行的清理規範，避免儲存空間及維護成本的負擔，以及移轉具有歷史價值的電子檔案成為典藏檔案，確保有用的電子檔案之取得。

1、重要性

此階段為檔案與資訊生命週期的的終點，由加拿大國家圖書檔案館決定。機關有三種路徑處理檔案與資訊，銷毀、轉讓、移轉至加拿大國家圖書檔案館。經評估無保存價值時，則可減輕保存成本負擔。然而，要避免錯誤的檔案清理是此階段的關鍵。

2、投入

機關的資訊管理計畫
保存計畫
提交清理至加拿大國家圖書檔案館以及獲得授權 
資訊安全
機關檔案清理計畫
機關檔案安置計畫

3、產出

檔案移轉至加拿大國家圖書檔案館，每筆檔案具有清楚描述與控制
檔案銷毀
控制權自政府轉移至加拿大國家圖書檔案館
出借檔案
出版品移轉至加拿大國家圖書檔案館

4、加拿大國家圖書檔案館扮演的角色

加拿大政府指定加拿大國家圖書檔案館為政府典藏歷史記憶的領導機構，特別在清理階段，包含：

確認、選擇、徵集及保存以各種形式之有價之政府檔案。
發佈RDA，允許銷毀或是移轉至加拿大國家圖書檔案館或是控制權自政府機關移出
保存國家的出版遺產
主管過剩的圖書資訊之重新分配系統

加拿大國家圖書檔案館在清理階段，與政府各機關共同評估檔案的典藏價值以及提供清理方法的指引。引導聯邦政府資訊管理單位實施有效的檔案與資訊生命週期計畫，廣泛地提供工具、標準、指導方針與實務應用給各機關，視需要提供建議、訓練、與方向，以即在特殊領域提供協助，在清理的部分加拿大國家圖書檔案館出版Multi-Institutional Disposition Authorities (MIDAs)，提供政府部門一般行政檔案的清理指引，此外，發佈Records Disposition Authorities (RDAs)給各機關，若無RDA則機關無權進行清理動作。

(七)檔案與資訊生命週期管理之第七階段: 評估Evaluation

各項資訊管理的政策與實務，需要定期重新檢討與修正，以增進作業的效能。在此階段，主動評估策略與流程的效能，以不同的評估工具找出優缺點成為下一階段規劃循環的修正。

1、重要性

評估各生命週期的檔案與資訊管理計畫效能，採取修正行動，未來得以獲得較佳成果，這是持續進行的活動。此階段重點在於起初規劃時清楚的希望達成目標，績效衡量方式或最好有績效衡量指標建立。如此，可以與計畫實施前做比較，或可以機關之間作績效比較。

2、投入

最新的政府檔案與資訊管理標準與政策
最新的機關檔案與資訊管理計畫
稽核的發現
特殊需求的發現
加拿大國家圖書檔案館所做的評估或研究

3、產出

完整的資訊管理能力檢定
內部再檢查、評估、稽核或調查結果
建議報告，針對下一規劃階段

4、加拿大國家圖書檔案館扮演的角色

發展或評價檔案與資訊監控與評估計畫，特別是資訊管理能力檢定，以及進行再評估、稽核、調查，經機關同意後將此成果分享，以獲得持續的改進

附加檔案:

最後更新日期：106-07-18