各國電子檔案管理現況-美國

發布日期：106.07.10

一、美國國家檔案暨文件署之使命

美國國家檔案暨文件署的主要任務為確保國家重要檔案之安全與開放，促使民眾、政府官員、總統、國會及法院能夠便捷獲取所需的重要事證(essential evidence)」。藉由保護與保存政府的檔案，以確保民眾可以從民主的遺產中發現、使用和學習 。

 

二、美國國家檔案暨文件署的願景

身為國家檔案的保管人，我們的願景是讓所有美國公民了解民主的重要角色和個人在國家檔案的重要關係。藉由現代科技，我們將提供比以往更豐富的典藏和多樣化的計畫，以促進所有美國公民去探索自己國家的檔案。

 

三、電子檔案管理策略

隨著資訊科技的進步，電子檔案型式的文件持續增加，有鑑於此，美國國家檔案暨文件署於1998年開始進行「電子文件典藏策略計 畫」(Electronic Records Archives，ERA)，ERA的願景為真實地保存並提供存取各種類型的電子檔案，不受任何形式的軟硬體限制，以實現美國國家檔案暨文件署的任務目標。

• 做為電子檔案典藏創新的領導者。
• 協調聯邦政府的工作夥伴(Federal partners)，發展電子檔案形成與管理的政策方針和技術指引。
• 為協助研究夥伴，我們發展並維持電子檔案管理技術能力，以蒐集、保存、描述、存取和適當地清理政府的電子檔案。
• 對於管理聯邦政府永久典藏的電子檔案，我們將提供一套一致的、全國的、與持續性的管理系統。
• 我們將發展相關能力以管理在美國國家檔案暨文件署檔案中心系統(NARA records center system)中的電子檔案。
• 我們將確保所有人可以隨時隨地搜尋與使用美國國家檔案暨文件署保存的資料。
• 在整個檔案生命週期中，我們所有的工作人員皆有能力使用相關電子工具。
• 我們將會提供所有利害關係人(stakeholders)與顧客廣泛的支援，包括傾聽他們的需要、符合他們的要求與得到他們的回饋。

 

四、美國聯邦企業架構檔案管理綱要(Federal Enterprise Architecture Records Management Profile)

美國聯邦政府為了改善所屬各機關使用不同且沒有效率的檔案處理方式，於2005年12月15日頒布「聯邦企業架構檔案管理綱 要」(Federal Enterprise Architecture Records Management Profile)，綱要中明訂聯邦機構必須妥善管理各機關於整個檔案生命週期(Records Life Cycle)中的所有檔案，藉由明確的定義檔案管理需求，提供各機構決策者檔案管理法規和聲音檔案管理原則於各機構的工作流程、企業架構和資訊系統中，以 改善對顧客的服務品質，並節省大量成本。

在檔案管理綱要(Records Management Profile，RM Profile)中明訂以下主要目標：

• 以聯邦企業架構(FEA)做為檔案管理需求的政府框架。
• 確認檔案管理的問題和需求，並且與實施技術和商業流程做連結。
• 建立各機構資本專案、企業架構、商業流程設計和系統發展生命週期的檔案管理需求。
• 在聯邦企業架構(FEA)下建立一個簡要而明確的檔案管理資源。

此檔案管理綱要(RM Profile)提供5種參考模式做為聯邦機構改善檔案管理作業的重要參考：

• 企業參考模式(Business Reference Model，BRM)

企業參考模式提出4項管理模式：對民眾的服務(Services for Citizens)、傳遞模式(Mode of Delivery)、服務傳遞的支援(Support Delivery of Services)、政府資源的管理(Management of Government Resources)。

• 服務原件參考模式(Service Component Reference Model，SRM)

服務原件參考模式定義7項支援企業和組織流程與應用的服務範圍：客戶服務範圍(Customer Services Domain)、流程自動化服務範圍(Process Automation Services Domain)、企業管理服務範圍(Business Management Services Domain)、數位資產服務範圍(Digital Asset Services Domain)、企業分析服務範圍(Business Analytical Services Domain)、後端服務範圍(Back Office Services Domain)、支援服務範圍(Support Services Domain)。

• 科技參考模式模式(Technical Reference Model，TRM)

科技參考模式主要在描述服務元件和電子化政府解決方案的標準、說明、技術支援，包含4個服務範圍：服務存取和傳遞：服務元件的存取、交換、 傳遞；服務平台和基礎設施：服務元件支援平台、基礎設施和硬體需求；元件架構：服務元件的基礎、技術、標準和說明；服務介面與整合：決定機構在內部、外部 整合介面所需要的技術、方法、標準和說明。目前資料參考模式並沒有包含檔案管理，但隨著資料參考模式的日益成熟，未來勢必會加入到檔案管理中。

• 資料參考模式(Data Reference Model，DRM)

聯邦企業架構的兩個主要目標：資訊分享、改善聯邦資訊科技評估效率。資料參考模式就是要透過一般化的定義、使用與跨機構的資料和資訊分享來 達到這兩個目的。不同於其他參考模式有固定的元件，資料參考模式只有一個框架，來描述3個基本的標準化範圍：資料分類(Categorization of Data)、資料分享(Exchange of Data)、資料描述(Structure of Data)。

• 績效參考模式(Performance Reference Model，PRM)

績效參考模式包含4個主要的測量範圍：任務和商業結果：了解機構想要達成的結果；顧客結果：了解機構對顧客服務的結果；流程和活動：了解由 於資訊科技支援的流程所產生的結果；科技：了解與資訊科技有關的主要機效元件。評估方式為美國工業諮詢會議(Industry Advisory Council, IAC)所提出的電子檔案管理系統規度(The Use of Metrics in Electronic Records Management System)，建議11項衡量標準：服務的存取(Access to Services)、正確性(Accuracy)、容量(Capacity)、效率(Efficiency)、參與(Participation)、生產 力(Productivity)、搜尋和檢索(Search and Retrieval)、系統(System)、使用者滿意度(User Satisfaction)、使用率(Utilization)、合法性(Legal)。參考範例如下：

表2-1　美國電子檔案管理系統衡量標準

各機關在重新設計商業流程、計畫新的檔案系統、加強現行系統時，均應該事先規劃，才能讓整體檔案管理更有效率。此外，檔案管理綱要建議機關參考以下三種標準：

• 美國國防部法規DoD 5015.2-STD (Department of Defense Rule 5015.2-STD)：是檔案管理應用軟體(Records Management Application software, RMAs)的功能需求提出最基本的強制規定、定義系統介面的需求、系統必須支援的搜尋標準，並且描述必須符合NARA對檔案管理的最低需求規定。
• 檔案管理服務元件(Records Management Service Components，RMSCs)
• 國際檔案管理標準ISO 15489

檔案管理綱要中認為機關在考慮檔案管理需求時，應該從整個檔案生命週期的三個階段來考慮，而不僅是關注在最後的檔案處置。更重要的 是，檔案生命週期不同於資訊系統發展生命週期(System Development Life Cycle，SDLC)，將檔案管理需求結合於系統發展生命週期中的每個階段才是最有效管理電子檔案的方式。兩者之整合如下圖：

圖2-2　檔案管理與系統發展生命週期之合併示意圖

1、概念發展階段(Concept Development)

本階段主要藉由在系統設計階段將檔案負責人員(Records Officer) 納入，以確保系統發展者能夠充分了解需求，並將檔案管理觀念整合於系統中。

2、需求定義階段(Requirement Definition)

檔案管理在此階段的主要目的是去確保所有與檔案管理相關的需求，並使其都能夠明確且正式地書面化於系統需求文件中。

3、初始設計階段(Preliminary Design)

檔案管理在此階段的主要目的是去確保前階段所定義的需求都能初步的結合於系統設計中。

4、整合與系統測試(Integration and System Test)

檔案管理在此階段的主要目的是去確保系統是否符合先前階段的各項需求定義，並且依照時程完成。

5、完成與操作(Production and Operation)

檔案管理在此階段的主要目的是，依據實際操作後所做的評估與發現，再次確認是否符合檔案管理的需求。

6、系統完成與滾動(System Retirement and Rollover)

檔案負責人員確認所有檔案管理所關心的需求與議題均已完全處理完畢。

在產生電子檔案的過程中，「封裝」是使電子檔案具備完整性 (integrity)、保密性 (confidentiality)、不可否認性(non-repudiation)的重要工具，以使在未來移轉交電子檔案時，能確保電子檔案被完整接收、避免資訊被非授權人閱讀與纂改、且未經竄改的安全機制。

 

五、美國檔案生命週期

美國檔案管理綱要中認為機關在考慮檔案管理需求時，應該從整個檔案生命週期的三個階段來考慮，而不僅是關注在最後的檔案處置。更重的是，檔 案生命週期不同於系統發展生命週期(System Development Life Cycle，SDLC)，將檔案管理需求結合於系統發展生命週期中的每個階段才是最有效管理電子檔案的方式。檔案生命週期包含三個階段：檔案的產生或接收 (creation or receipt)、檔案的維護和使用(maintenance and use)、檔案的清理(disposition)(包含檔案的銷毀和永久儲存等)，如下圖所示。

圖2-3　美國檔案生命週期