生命週期管理機制專案簡介(98-99年)

發布日期：106.06.08

檔案管理局（以下簡稱本局）為執行「國家檔案數位服務計畫」，以既有之電子檔案管理經驗為基礎，配合機關檔案及國家檔案相關管理應用需求，經由實作驗證，規 劃設計電子檔案管理生命週期架構，訂定相關管理應用策略與規範，提出配套的運作導引，以完備我國電子檔案管理與應用機制。以訂定電子檔案管理應用程序與標 準，健全電子檔案生命週期管理機制，奠定電子檔案長期保存基礎，增進電子檔案之有效應用。

一、98年度計畫事項:

(一)設計電子檔案管理生命週期導引之初步架構：

1.結合國際電子檔案管理標準ISO 15489，整合機關與國家電子檔案管理需求，訂定電子檔案生命週期策略、架構及管理程序，訂定電子檔案生命週期管理運作導引，包含檔案蒐集與確認、檔案清理及稽核與安全等項目。

2.電子檔案生命週期包括「機關電子檔案管理作業要點」所訂之檔案蒐集與確認、檔案形成與保管、檔案清理、檔案應用、稽核與安全等範疇；或 參考加拿大國家圖書暨檔案館制定的「文書與資訊生命週期管理」，從「管理資訊計畫」、「蒐集、產生、接收與獲取」、「組織」、「使用與傳播」、「維持、保 護與保存」、「清理」、「評估」等範疇。

3.電子檔案生命週期架構與管理程序涵蓋組織分工，說明本局與其他機關之權利與義務。

(二)訂定電子檔案儲存媒體運用作法與管理規範：

1. 探討目前國內外檔案典藏機構數位儲存媒體清查及轉置作法，研提國家檔案數位儲存媒體管理、清查及轉置機制，並就檢測數位儲存媒體資訊保存狀況，提供資訊系統及技術面之建議事項。

2. 針對電子檔案格式、電子檔案儲存媒體策略、管理作法與備份機制，訂定電子檔案與儲存媒體的銷毀方式和步驟，參酌現行電子儲存媒體發展技術趨勢、新興業界格式及國際標準之電子檔案格式，進行試作並提出具體個案試辦評估結果及檢討建議。

(三)實作電子檔案技術鑑定及移轉（交）封裝工具：

1. 依據機關公文線上簽核及紙本公文掃描影像檔之封裝處理作法，整合本局及機關電子檔案技術鑑定結果及機關之需求與建議，以機關檔案管理資訊化作業要點規定之 封裝檔格式，實作技術鑑定及移轉（交）封裝工具，評估相關封裝處理機制、封裝檔格式及詮釋資料，訂定技術鑑定所需保留之Metadata及妥適作法，訂定 相關實作規劃及提出檢討報告。

2.相關工具說明如下：

(1)數位內容檢測及瀏覽軟體

A、格式檢測功能：檢測數位內容檔案封裝檔、詮釋資料、電子媒體封裝檔及移轉（交）電子媒體封裝檔是否符合「機關檔案管理資訊化作業要點」之格式規定，並檢測數位內容檔案封裝檔中電子影音檔案格式是否符合「機關檔案管理資訊化作業要點」附件九之格式規定。

B、內容檢測功能： 檢測每一簽核點均以憑證進行電子簽章，電子簽章之金鑰均依「機關檔案管理資訊化作業要點」之規定辦理封裝，並檢核其真實性及完整性。

C、其他功能：提供單筆及批次辦理數位內容檔案檢測、檢測結果顯示、查詢及功能，並可分別列出通過及不通過之檔案名稱等相關資料。

(2)技術鑑定工具應依機關實務需求進行修改，提供設定多個數位內容檔案儲存路徑，並將抽樣及技術鑑定相關Metadata寫入檔案

A、以本局公文檔案管理系統產出之數位內容檔案為範圍，提供使用者於離線工具界面輸入鑑定範圍、抽樣比例及系統軟硬體環境等資訊，執行檔案清理作業、媒體有效性檢查及數位內容清查抽樣作業，並產出技術鑑定報告。

B、本局電子公文檔案管理系統之媒體有效性檢查程式，依檔案清理結果，擷取符合之數位內容檔案，檢測封裝檔格式與版本、外部檔案格式與版本，以及驗證數位內容檔案真實性、完整性與可及性，並評估憑證及演算法之安全強度。

C、係呼叫本局電子公文檔案管理系統之數位內容清查抽樣作業程式，依使用者輸入之抽樣比例等條件，產出抽樣結果之公文文號等資料。

(3)移轉(交)封裝工具：

A、本工具之接收檔案格式，可支援機關檔案管理資訊化作業要點附件四、附件七及舊版附表三格式。工具接收機關所提供之格式，可將待移轉(交)未加簽及封裝之數位內容檔案，依「機關檔案管理資訊化作業要點」規定格式加簽及封裝，產出數位內容移轉(交)封裝檔。

 

二、99年度計畫事項:

(一)訂定電子檔案生命週期管理運作導引：依電子檔案長期保存運作雛型平台實作及本局電子檔案相關系統驗測結果，修訂電子檔案保存格式、相關管理程序，並訂定相關配套措施。

(二)訂定電子檔案管理技術規範：持續蒐整機關及國家電子檔案管理需求，整合電子檔案長期保存運作雛型平台實作及本局電子檔案相關系統驗測 結果，修訂電子檔案保存格式、管理程序，研提相關配套措施，修訂電子檔案生命週期管理運作導引，增列包含檔案形成與保管、檔案檢調與應用等項目，訂定電子 檔案管理技術規範，並以及電子檔案蒐集與確認、形成與保管、檔案清理、檢調應用、稽核與安全等管理程序，訂定實作範例及相關說明。

(三)研析擴大機關核心業務電子檔案之可行性，如機關業務之資料庫、電子郵件、網頁及機關重要檔案，訂定分期納管策略、範圍及推動期程等。

(四)研提電子三法整併作法：召開焦點座談會，徵詢電子檔案、檔案管理及法律等相關領域之專家學者意見，並瞭解機關實務作業需求，提出「檔案電子儲存管理實施辦法」、「機關電子檔案管理作業要點」及「機關檔案管理資訊化作業要點」等電子三法整併之具體作法及法規修訂建議。

(五)試作以本局歷年網頁及公務電子郵件保存系統試作：

1.提出保存系統應蒐集範圍、收集週期、規劃時程及應用方式，並依系統試作結果，研提具體建議事項及相關配套措施。

2.提出保存系統所需硬體設備與系統軟體。