9.10 檔案管理過程之文件化

發布日期：106.06.06

9.10檔案管理過程之文件化

描述檔案管理過程與檔案系統之文件化，應提出有關法規、組織與技術的需求，並應清楚說明檔案管理過程之職權，如分類、索引、清查、清理等。

檔案管理相關的立法、標準及政策均應被記錄下來，以訂定檔案管理過程中有關實務、清查、稽核及測試的需求。同時，也應密切關注組織內正在運作的其他資訊系統與政策，以保持資訊管理的完整性。

有關檔案應該被蒐集及應被保存多久的所有決策，均應被記錄與保存。而且，此等決策可能會以清理職權的方式呈現。藉以產生檔案蒐集與保存決策的分析與評估的正式文件，應該備妥並提交給資深主管認可。此等文件資料應包含營運活動的細節及經由每項活動所產生的檔案，並且明訂保存年限與清理行為。此外，應該清楚識別會啟動清理行為的事件，也應包括將檔案移轉成其他可能儲存格式（如離線或非本地的儲存）的指示。必要時，應將此等文件資料提交給外部授權單位，如：檔案主管機關、稽核機關等，以進行必要的認可。一旦清理行為開始進行，就應保存所有清理行為的紀錄。

備考：檔案管理程序請參考我國檔案主管機關所頒布之相關法規、機關檔案管理作業手冊及國家檔案管理作業手冊