9.2 決定檔案之保存年限

發布日期：106.06.06

9.2決定檔案之保存年限

在檔案系統中，有關檔案應保存多久的決定，乃是根據法規環境、營運與可歸責需求與風險。一開始，此等決策應涉及主管特定營運活動的單位、被指定的檔案管理者、或其他必要的單位或人員，以符合外部和內部的檔案管理政策或標準、及賦予特定營運活動的檔案需求。法規可能會訂定最低保存年限或要求將此事交給一個經授權的機構，例如：檔案權責單位或稽核單位。當決定檔案保存年限時，所有利害關係人的權利與相關事項，都應該被納入考量。同時，此等決策不能刻意地妨礙任何存取的權利。

檔案管理之保存時，應該：

(1)符合現在及未來的營運需求：

-保留關於過去及現在的決策及活動資訊，以做為共同記憶的一部分，並進而激發現在及未來的決策或活動。

-保留過去及現在的活動證據，以符合相關責任歸屬與義務。

-以授權與系統化的方式，依規定年限銷毀不再需要的檔案。

-針對能協助未來使用者判斷檔案真實性與可靠性的檔案，即使當所存放的檔案系統已被關閉或經過重大改變，也應保存檔案的脈絡資料。

(2)藉由針對特定營運活動的檔案管理，確保其應用的法規環境均被記錄、了解及實作，以達成符合法規的要求。

(3)為符合現在及未來內、外部利害關係者的需求：

-確認利害關係人可能擁有強制的或法定的權益，並由組織本身將檔案保存比所需時間更久一點。此等利害關係人包括：營運夥伴、顧客及其他受到組織決策或行動所影響的人，以及其他為滿足責任歸屬需求而須從組織獲得檔案的人員，如稽核人員、法規管理及研究機構、檔案管理組織或學者。

-藉由保存檔案以服務有興趣的研究人員與全體社會，並識別與評估在法律、財政、政策、社會或其他方面可獲得的正面效益。

遵循適當的檔案權責單位所制定的規章。確認作為長期保存的檔案如下：

-提供組織有關政策、活動的證據及資訊。

-提供組織與所服務的顧客間互動的證據及資訊。

-記錄個人或組織的權利及義務。

-有益於建構有關科學、文化、歷史目的之組織記憶。

-保留與內外部關係人有利害關係活動的證據及資訊。