7.2 檔案的特性

發布日期：106.06.06

7.2檔案的特性

7.2.1概述

檔案必須正確地反應溝通、決策與執行的內容，並能達成營運需求之責任歸屬。

檔案必須包含詮釋資料以便將活動文件化，內容如下：

(1)檔案的結構，即其格式及組成檔案的各元件之間的關係，必須保持原狀。

(2)產生、蒐集與使用檔案的營運脈絡應包含在檔案中（包含營運過程、當時的時間與人物等)。

(3)檔案間的連結屬於檔案詮釋資料的一部分，雖然另外存放，但必須仍可取得。

(4)檔案管理政策、制度與實務必須能達成如第7.2.2節至第7.2.5節的檔案特性。

 

7.2.2真實性

檔案的真實性應證實其：

(1)目的。

(2)產生、傳送及接收者。

(3)時間。

為確保檔案的真實性，組織應將其檔案政策與制度予以落實並文件化。檔案政策與制度控制檔案的產生、接收、傳遞、保管與清理，以確保檔案產生者可被分辨且是被授權的。檔案應被保護以避免未經授權的增加、刪除、修改、使用與隱藏。

 

7.2.3可靠性

可靠的檔案意指其內容應是完整及正確記載且可被信任的，得做為後續活動所參考的證據。

 

7.2.4完整性

檔案完整性代表檔案是完整且未經修改的。

必須建立防護措施，以避免檔案被非經授權地修改。檔案管理政策與制度必須說明檔案在形成後，在什麼狀況之下，對檔案的增加或註釋是被允許的，以及誰被授權來執行此等動作。對檔案進行任何被授權的詮釋、新增或刪除都必須是被敘明且可追蹤的。

 

7.2.5易用性

檔案的可應用性代表其可被典藏、存取、利用及解釋。其可被其後的業務活動所呈現。檔案的脈絡連結必須具備瞭解形成與使用此檔案的異動所需的資訊。在較廣的營運活動或功能脈絡中，需能識別此檔案。必須維護檔案間的關連，以說明一連串的活動。