電子媒體轉存之轉置策略

發布日期：106.07.07

電子媒體轉存之轉置策略

內容

數位資料之所以存在，是因為利用相關的軟體來儲存、讀取及瀏覽數位資訊所儲存的媒體，因此軟體程式的可用性及儲存媒體的讀取性都具有密切地相關性。從典藏的 角度來看，無法預估如何用過時的原始軟體程式去讀取未來的媒體，或用未來的軟體去讀取過時的媒體。因此，選擇任何一種電子媒體作為儲存的載體時，首先應考量各儲存媒體的優缺點、未來前瞻性以及對各種不同資料環境的適用性，故不應只從媒體的特性或是產品的新穎性考量，並需配合資料的性質作全面性的評估，亦即須從保存數位資料及其生命週期等方向來決定。

電子儲存媒體轉存之轉置因素包括了：時間、成本、電子儲存媒體之容量與儲存空間等。簡述如下 ：

• 時間：電子媒體類檔案之儲存媒體，常因時間過久而造成老化，因此必須將電子媒體檔案轉移至新的媒體。
• 成本：由於科技的發展及大量生產等因素，因此新的電子媒體的維護成本較低，因此發展了電子媒體檔案轉置的概念。
• 容量與儲存空間：由於新儲存媒體的儲存量大為增加，並且往往是以數倍的方式成長，為了節省儲存空間以及降低儲存媒體數量，因此將原舊有媒體上之電子媒體類檔案轉移至新的媒體上。

這種轉存的轉置策略就是將不穩定的載體轉換成穩定的載體。最普遍的說法是將電子檔案轉換成紙張或微縮資料， 因為不需要使用特殊的軟硬體即可獲取資訊。對於大多數的機構與某些電子檔案的格式而言，若缺乏健全且符合成本效益的轉置策略，紙本與微縮資料仍是較受喜愛 的保存方法。複製(copying)這種轉存的轉置策略可能會造成一些數位檔案格式或結構上的損失，例如圖片顯示、索引等，只留下原件最簡單的架構罷了。 因此，此策略不適合格式複雜的數位資訊電子檔案，僅適合格式簡單的資料(例如不可能將互動式影像印出)。又誠如上述電子儲存媒體轉存之轉置因素所言，各種 讀、寫設備及儲存媒體的演進，使得電子媒體的容量不斷的增加、成本不斷的降低，因此過去的51/4磁碟片、31/2吋的磁碟片與九軌磁帶等過時媒體，目前 已經被淘汰，置換成光碟儲存媒體(Compact Disc-Read Only Memory，簡稱CD-ROM)、及數位式錄音帶(Digital Audio Tape，簡稱DAT)。此外，在進行電子媒體轉置作業時，有些事項必須注意：

• 電子檔案結構應記載至轉置媒體，並列入書面文件保管。
• 檔案轉置至電子媒體時，應將檔案的詮釋資料附載於新的電子檔案中。
• 轉置的電子檔案應儘可能地保持該原始檔案的結構。
• 轉置之電子檔案應給予妥善地管理，避免資料毀損。
• 在電子檔案轉置的過程應建立相關標準文件，並予以稽核或留存備查。

除上述事項外，電子檔案應就轉置之電子檔案數量、項目、儲存地點等詳加記載，並使用相關電腦程式登錄電子檔案，每一檔案都應具備「唯一性」的號碼，以供電子檔案與原始檔案對照使用。

 

參考資料

• 謝燄盛，王慧恆，劉佳琳，「電子儲存媒體保存及轉置週期之研究」，台北市：檔案管理局，(民95年11月）
• Douglas A Kranch., “Preserving Electronic Documents,” Proceedings of the Third ACM Conference on Digital Libraries, (1998)295-29.

 

資料來源: 數位資訊保存策略(ISBN 978-957-8708-87-7)

感謝歐陽崇榮教授授權該書內容提供使用.