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機關共通性檔案保存年限基準

機關共通性檔案保存年限基準(General Records Schedules)

內容

指由檔案中央主管機關為統一規範各機關之一般性檔案及同質性機關之業務性檔案,按類別編訂之檔案保存年限基準,以規範所有或部分機關共通性檔案最低之保存年限及清理方式,進而授權各機關首長屆期依規定辦理檔案清理之參考。具體而言,機關共通性檔案保存年限基準之目的,在於促進檔案保存年限判定之標準化及節省各機關編訂共通性檔案保存年限區分表之時間與人力,其內容包括:

1.編訂說明:指出機關共通性檔案保存年限基準編訂緣起及目的、適用範圍、編訂過程、基準表內容、增修建議方式等。

2.各類基準表內容:於表前先敘明每一類別基準表適用範圍,再依業務性質區分若干主題,每一主題包括下列要項:

(1)主題編號:指由基準表類別編號及該主題在該類別基準表之序號組成,例如「行政類」之類別編號為06,其「綜合業務」序號為01,則「行政類綜合業務」之主題編號即為「0601」。

(2)主題及內容說明:包括主題名稱及主題涵蓋範圍之說明。

(3)項目編號:由主題編號及該項目在該主題之序號組成,例如「行政類法令規章」主題編號為「0613」,其「法令及釋疑」項目序號為「01」,則該項目編號為「061301」。另必要時,可依內容描述及保存年限之不同,區分子項目。如行政類061301「法令及釋疑」即依主辦機關權責差異,區分為061301-1與061301-2兩子項目。

(4)項目及內容描述:包括項目名稱及其涵蓋事項範圍說明,其中內容描述欄應敘明機關辦理該項業務活動之權責、業務涉及對象、執行重點、範疇或含括之資料類型、重要案名等訊息。

(5)保存年限:依據檔案性質及價值訂定保存年限,作為各機關檔案保存、移轉及銷毀等判定之依據,若有特殊情形,則可於「備註」欄加註說明。

(6)清理處置:敘明該項業務檔案屆滿保存年限後,應「列為國家檔案」、「機關永久保存」、「依規定程序銷毀」或「屆期後鑑定」等處置方式。

 

相關詞

 

參考資料

  • 張聰明(2001)。美國檔案保存價值鑑定制度之研究(檔案管理局自行研究報告)。臺北市:編者。
  • 張嘉彬、莊佩樺、竇薇薇(2005)。我國檔案保存價值鑑定機制改進策略之研究(檔案管理局自行研究報告)。臺北市:編者。
  • 檔案管理局編(2005)。機關檔案管理作業手冊。臺北市:編者。
  • 機關共通性檔案保存年限基準(行政類)。中華民國94年4月1日檔案管理局檔徵字第0940011272號函訂頒。
附加檔案:

最後更新日期:108-01-24