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9.9 清理之實作

9.9清理之實作

清理是從作業中的系統移除檔案。在正常的營運活動進行過程中,檔案清理應該以系統化與定期性的方式進行。除非能確認檔案不再需要、不再重要或未被現行或未決的訴訟調查案作為證據,否則清理行為就不應該發生。清理行為包含:

(1)直接的實體銷毀,含覆蓋或刪除。

(2)延長營運單位內之保存年限。

(3)在組織監測下,移轉至合適之儲存區或轉製至合適媒體。

(4)透過重組、銷售或私有化,移轉至對此營運活動具有職權的組織。

(5)透過契約關係,將檔案移轉至託管單位所提供的儲存區。

(6)當由原生組織負責檔案實體儲存時,將檔案管理的職權移轉至適當的管理機構。

(7)移轉至組織內的檔案典藏機構。

(8)移轉至外部的檔案典藏機構。

進行檔案實體銷毀時,應注意以下原則:

(1)銷毀應經核准。

(2)檔案若涉及爭訟中、未判決的訴訟或調查,均不得銷毀。

(3)檔案銷毀過程中,應注意安全性並達到確實執行銷毀的目的。

(4)經授權銷毀的所有檔案複製品均應被銷毀,包含具機敏性複製品、長期保存複製品及備份複製品(機密檔案銷毀前應依規定辦理解密,其複製品應視同原件妥善保管,無繼續使用之必要時,應即銷毀)。

附加檔案:

最後更新日期:106-06-06