9.8 追蹤

發布日期：106.06.06

9.8追蹤

9.8.1概述

追蹤檔案系統中檔案的移動與使用時，需要：

(1)識別所需的重要動作。

(2)能夠進行檔案的檢調。

(3)避免檔案的損失。

(4)監測系統維護與系統安全的處理結果，並維持檔案異動過程的稽核記錄。異動過程包括：蒐集、點收、分類、索引、儲存、存取、檢調與應用、轉置與清理。

(4)當系統合併與轉置時，有能力識別個別檔案的作業源頭。

 

9.8.2動作追蹤

當組織針對行為強加期限時，可以將動作追蹤放在檔案系統中進行。動作追蹤包含：

(1)配置可採用之步驟，以因應被記錄在檔案內的決策與異動過程。

(2)賦予指定人員相關行為的責任。

(3)記錄事先定義的行為的發生日期。

只有當相關資料被轉給指定人員前能被登錄於檔案系統中，才能進行有效率的動作追蹤。

 

9.8.3位置追蹤

檔案的任何移動均需記載以確保能找到檔案。追蹤機制可記錄項目識別碼、案名、人員或所屬單位及移動的日期與時間。

系統應追蹤人員間的移轉、歸還原處以及清理或是移轉到其他授權的外部單位，包括檔案管理機構。