9.5 分類

發布日期：106.06.06

9.5分類

9.5.1營運活動之分類

營運活動分類在協助執行營運方面，是一項重要工具，也有助於進行與檔案管理有關的許多過程，包括：

(1)提供個別檔案間的連結，此等連結累積起來可以提供活動的連續性記錄。

(2)確保檔案名稱在任何時間都具有一致性。

(3)協助檢調特定功能或活動的所有相關檔案。

(4)針對檔案集合，賦予適當的安全防護及存取控制。

(5)設定使用者權限，以對特定檔案群組進行存取或執行特定作業。

(6)分散管理特定檔案的責任。

(7)分散檔案，以利相關作業的進行。

(8)決定適當的檔案保存年限與清理作業。

 

9.5.2分類表

分類表反映出組織中的營運，其取自於組織並以對組織內營運活動的分析為基礎。此分類表可支援各種檔案管理過程。此外，組織為達成營運目的，必須決定所需分類控制的層級。

 

9.5.3詞彙控制

適合於組織檔案複雜度的詞彙控制，除了可用來支援分類表與索引，亦需用來解釋組織特定的定義或名詞用法。

 

9.5.4索引

可由自動或人工方式產生索引，其可能出現於檔案系統中的各種不同層級的群組中。有關建置索引的指導綱要，可參考ISO5963［文件化－檢視文件、決定主題與選擇索引項目的方法］。

 

9.5.5賦予分類號

查檢檔案的方式除了採用案名外，通常亦可採用賦予分類號的方式聚集相同性質的檔案。分類號所列的數字或編碼代表檔案的「所在位置」，藉由指明在檔案系統中的所在地以取得該檔案。