9.3 檔案的蒐集

發布日期：106.06.06

9.3檔案的蒐集

將蒐集的檔案置入檔案系統的目的如下：

-建立檔案、檔案產生者與原有業務脈絡之間的關聯。

-將檔案及其關聯訊息一起存放於檔案系統中。

-與其他檔案進行連結。

蒐集檔案時，針對任何形式的特定檔案都可以內嵌、附屬或關聯的方式配置明確的詮釋資料。此一作法應該設計成檔案系統中的一個程序。此等詮釋資料對於追蹤檔案的狀態、結構與完整性以及展示與其他檔案之間的關係方面至為重要。

確保檔案蒐集的相關技術可能包括：

(1)分類及索引，以利進行適當連結、組合、命名、安全防護、使用者存取權限、檢調、清理及識別重要的檔案。

(2)針對實體檔案或電子目錄，賦予邏輯結構及順序，以利於後續使用及參考。

(3)以點收作為檔案存在於檔案系統中的證明。

(4)系統在進行營運活動時，可記錄以下資料：

-提供描述營運脈絡的詮釋資料。

-提供檔案存放位置的證據。

-確認重要的作業。

-確認何人曾經存取檔案。

-確認何時發生存取動作。

-提供檔案進行異動過程的證據。