8.4 設計與實作方法論

發布日期：106.06.06

8.4設計與實作方法論

為了設計與實作具持續性的檔案系統，有一套設計與實作的方法論是必要的。方法論所設計的以下(1)至(8)等任務，運用上並不是線性的。為符合組織的需要、正式的驗證需求及組織或檔案管理環境的改變，此等任務可在不同階段以循環、局部或漸進的方式施行。

(1)初步調查：透過書面來源及訪談方式，以收集資訊。識別並記錄組織的角色及宗旨、組織架構、法律、規範、營運及政策的環境、關鍵要素以及檔案管理相關的嚴重缺失。

(2)分析營運活動：透過書面來源及訪談方式，以收集資訊。識別並記錄每一項營運功能、活動與異動過程，並建立其階層關係，意即建立營運檔案分類表。同時，識別並記錄營運過程，以及所包含的異動過程。

(3)識別檔案需求：透過書面來源及訪談方式，以收集資訊。針對須經由檔案而完成的每一項營運功能、活動與異動過程，識別其可作為證據與資訊的相關需求。此等需求可取決於分析組織法規環境（第5節）及當無法產生及維護檔案所帶來的風險。透過檔案管理過程，決定如何滿足每一項需求，並明確記錄此等需求。同時，選擇適當的檔案結構，以滿足每一項營運功能、活動與異動過程。

(4)評估現有系統：識別並分析現有檔案系統及其他資訊系統，以評估檔案需求被滿足的成效。

(5)識別符合檔案需求的策略：識別為了滿足檔案需求的策略，此等策略可包括所採用的政策、標準、制度及實作；設計新系統；實作為滿足檔案需求的系統。策略可以分開或一起應用在每一項檔案需求。選擇策略應考量當無法滿足需求時所造成的風險層級、檔案欲支援的營運功能、現有系統環境及推動此等策略的組織文化（第7節）。

(6)設計檔案系統：設計一個包含本標準所描述之策略、程序及實務的檔案系統，並確保檔案系統支援且不妨礙營運過程之進行。必要時，得重新設計營運作業程序及營運運作與溝通方式，以結合檔案管理。

(7)實作檔案系統：實作檔案系統時，應以系統化方式進行。同時，採用專案規劃及適於現況之方法論，並以整合檔案系統作業、營運過程與相關系統的觀點為之。

(8)檢討實作結果：以一個完整且持續的過程，收集有關檔案系統效能的資訊，並可由以下方式進行：訪談管理人員及關鍵員工、使用問卷、觀察系統運作、檢核操作手冊、訓練教材與文件化、進行檔案品質及控制措施的隨機檢查。此外，應檢討與評估系統效能，啟動與監測改正動作，並建立持續監測及定期評估的機制。