8.2 檔案系統的特性

發布日期：106.06.06

8.2檔案系統的特性

8.2.1簡介

檔案系統所支援的檔案應具備第7.2節所列舉的特性，而系統本身則應具備第8.2.2節至第8.2.6節所描述的特性。

 

8.2.2可靠性真實性

任何檔案系統，應依既定程序進行連續與定期的作業。

檔案系統應該：

(1)定期蒐集所有營運活動涵括範圍的檔案。

(2)組織檔案時，應以能反應建立檔案者之營運過程的方式進行。

(3)保護檔案，以避免未經授權的修改與清理。

(4)定期運作，以做為記錄於檔案的相關活動的主要資訊來源。

(5)提供相關檔案及詮釋資料的迅速存取。

藉由產生與維護系統作業的檔案，將可靠性記錄下來。同時，此等檔案應該可以證明此系統滿足上述條件。

檔案系統應積極回應因營運所需的改變，但這些改變不能影響系統中檔案的特性。同樣地，當檔案從一個系統移轉到另ㄧ個系統時，也應以不影響檔案特性的方式為之。

 

8.2.3完整性

應建立存取監測、使用者鑑別、授權銷毀及安全控管等控制措施，以避免未獲授權的不當存取、銷毀、篡改或移動檔案。此等控制措施可常駐於檔案系統內或建置於特殊的外部系統。此外，針對電子檔案，組織宜確保任何系統故障、升級或定期維護，都不會影響檔案的完整性。

 

8.2.4符合性

檔案系統應符合現行營運、法規及社會大眾對組織的期待及各種需求。檔案產生人員應了解此等需求如何影響日常業務的執行。此外，符合需求的檔案系統應定期接受評估，並將評估報告加以保存，以作為證據之用。

備考：請參考我國檔案主管機關所頒布之相關法規

 

8.2.5全面性

檔案系統應管理來自組織或部門中所有與營運有關的檔案。

 

8.2.6系統化

檔案應以系統化方式產生、維護及管理。檔案建立及維護實務應透過檔案系統及營運系統的設計與作業加以系統化。

檔案系統應具備明確的文件化政策、所賦予的責任與正式的方法論，以進行管理。