8.1 概述

發布日期：106.06.06

8.1概述

檔案管理策略是基於發展與採用政策、制度、實務及設計與實作的檔案系統，以達成組織作業上的需求並符合法規的規範。

組織為了將營運活動加以文件化所採用的策略，應決定哪些檔案是必要的，以及應何時、該如何、在何處將相關檔案歸入檔案系統中。

針對一個符合規範的檔案系統而言，實作策略可包含：

(1)設計檔案系統。

(2)檔案系統文件化。

(3)訓練檔案相關人員。

(4)轉製檔案至新檔案系統、新格式、新的控制措施。

(5)設立標準，並評估其符合程度與效益。

(6)在法規規範下，決定檔案保存年限並判斷檔案是否具備長期保存的價值。

檔案管理策略應屬於策略規劃的一環，如同資訊管理策略規劃，應該被包含在組織整體規劃文件中。

舉凡資訊系統、營運過程與組織溝通系統、及所支援的營運過程，應該都被設計、修正或重新設計，以便適當檔案的產生與蒐集，能成為營運中的常態活動。