7.1 檔案管理計畫原則

發布日期：106.06.06

7.1檔案管理計畫原則

檔案係組織執行業務中，所產生、點收及使用業務之證據或資訊。在本標準中，業務不限於商業活動，也包含公共行政、非營利與其他活動。組織為持續支援業務行為、與法規環境一致及提供必需的責任歸屬，故應該產生並維護檔案的真實性、可靠性與可應用性以及確保檔案長期的完整性。為達此目的，組織應設立與實施全面性的檔案管理計畫，並應包含：

(1)在每項營運進行中，決定應產生哪些檔案、以及該檔案中應包含哪些資訊。

(2)規範產生與蒐集的檔案格式、結構及所使用的技術。

(3)決定檔案管理過程及因檔案所需，而應建立之詮釋資料，以及如何連結與管理。

(4)決定營運流程或其他使用者間的檔案存取、使用與傳送需求，以及滿足此等需求所必須的保存年限。

(5)決定如何依使用者需求來組織檔案。

(6)評估因無法呈現活動的真實檔案所帶來的風險。

(7)保存檔案並使其保持可存取性，以符合營運需求及社會期望。

(8)符合法規需求，遵守標準以及組織政策。

(9)確保檔案存放於安全環境中。

(10)確保檔案能於保存年限內均獲妥善保存。

(11)辨識及評估有哪些機會可以提高流程、決策與行動的效能、效率或品質，以促使更佳的檔案形成與管理。

檔案與其詮釋資料的形成與蒐集規則，須放入所有需要產生活動證據的業務流程中。

組織為確保其持續業務，檔案之風險分析有其必要性，且在必要時能予以復原。