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4. 檔案管理效益

4. 檔案管理效益

檔案管理乃是檔案管理者與其他人產生或使用檔案的依據,組織中的檔案管理應包含:

(1)設定政策與標準。

(2)分派責任與權責。

(3)建立與公布程序與規範。

(4)提供檔案管理與使用的服務範疇。

(5)設計、實作與管理特定檔案管理系統。

(6)整合檔案管理到營運系統與流程中。

檔案所包含的資訊應為組織有價值的資源與重要資產。組織在保護與保存檔案做為行動之證據時,有系統地管理檔案是很重要的。

檔案管理系統成為營運活動資訊的來源,可作為後續營運活動與決策的依據,也可以確保現在與未來重要關係人的責任歸屬。

檔案能讓組織具備以下效益:

(1)能有秩序、有效率、負責任地執行業務行為。

(2)以一致且平等的方式傳遞服務。

(3)支援以將政策形成與管理決策過程文件化。

(4)提供一致、持續的管理。

(5)促使全組織有效能的活動績效。

(6)提供災難事件的連續紀錄。

(7)符合法規要求,包含典藏、稽核與監測相關活動等。

(8)提供相關訴訟的保護與支援,包含組織活動存在與否以及證據的風險管理。

(9)保障組織、員工、顧客、現在與未來重要關係人的權利與利益。

(10)支援以將現在與未來研究發展活動、目標達成以及歷史研究的文件化。

(11)提供組織、個人與文化活動的證據。

(12)建立組織、個人與文化認同。

(13)維護組織、個人或其共同記憶。

附加檔案:

最後更新日期:106-06-06