3. 用語釋義

發布日期：106.06.06

3.用語釋義

3.1 存取(access)

找尋、應用或檢索資訊之權利、機會與方法。

3.2 責任歸屬(accountability)

個人、組織與社群對其行為所應負責任的規範。

3.3 動作追蹤(actiontracking)

監測組織內具時限活動的過程。

3.4 檔案權責單位(archivalauthority、archivalagency、archivalinstitution、archivalprogramme)

負責檔案之篩選、取得、保存、應用與銷毀檔案的組織專案單位。

3.5 分類(classification)

根據分類表中的邏輯結構化慣例、方法與規則，將其與業務有關之營運業務檔案進行有系統地分類。

3.6 分類表(classificationsystem)

參照第3.5節「分類(classification)」。

3.7 轉製(conversion)

將檔案轉製至不同媒體或格式的過程。並參照第3.13節〝轉置(migration)〞。

3.8 銷毀(destruction)

消除或刪除檔案的過程，並不允許任何可能的重建。

3.9 清理(disposition)

在負有清理權責的單位中，依規定記載所進行檔案保管、銷毀與移轉決策的過程。

3.10 文件(document)

記錄資訊或實體的基本單位。

3.11 索引(indexing)

建立存取點，以達成檔案或資訊檢調的過程。

3.12 詮釋資料(metadata)

描述文件背景、內容、結構與隨著時間改變的管理資訊。

3.13 轉置(migration)

在維持檔案的真實性、完整性、可靠性與可應用性的前提下，將檔案由某系統移至另一系統的行動。

3.14 保存(preservation)

用以確保真實性檔案在不同時間，皆可將其技術與智能予以保存之過程與作業。

3.15 檔案(records)

經由組織或個人產生、蒐集和維護的資訊，以作為營運異動或履行合法義務的證據或資訊。

3.16 檔案管理(recordsmanagement)

討論有效率且系統化控制檔案的產生、點收、維護、應用與清理等的管理學域，此學域包含蒐集與維護營運。

3.17 檔案系統(recordssystem)

一套蒐集、管理與存取檔案的資訊系統。

3.18 點收(registration)

將檔案置入系統並給予檔案一個特定的編號。

3.19 追蹤(tracking)

產生、蒐集與維護有關檔案的移動與使用的訊息。

3.20 移轉(transfer)

就保管而言，係指改變檔案的保管、擁有權或責任；就動作而言，係指將檔案移至不同地點。

備考：

其他用語釋義請參考我國檔案主管機關所頒布之相關法規及《檔案管理名詞彙編》。