檔案目錄

發布日期：106.06.07

檔案目錄（Archive Catalog；Records Catalog）

內容

指依案件內容或型式的特點，如檔號、案名、案由及文號等，以簡明扼要的文字，逐項記載之目錄，可作為揭示與查尋檔案的工具，也是檔案檢索系統的重要組成部分。編製時應依據相關編目規則著錄。我國檔案編目標準為「檔案編目規範」。

如同圖書館目錄一般，檔案目錄是查檢檔案機構收藏資料的重要工具之一，其主要作用在於顯示和介紹檔案機構所收藏的檔案的資訊內容，指明其儲存線索，方便使用者找到其所需之檔案。一般說來，在檔案管理中慣以「檢索工具（Finding Aids）」一詞統稱在檔案機構中所有提供檔案資訊內容以供查檢的資訊物件，如登記簿、清冊、目錄、索引和指南等。而檢索工具的內容主要是由檔案描述資料所組合而成。

檔案目錄描述若是以項目層次(item level)作完整的描述，則是將檔案資訊內容作完全揭露，適合於業務單位從事文書檢調使用。若提升到案卷層次(file level)，則是依據事件發生的始末，依據檔案來源與順序原則進行資料的編整，從目錄揭露觀點而言，係以呈現事件案名名稱為主，除非必要可不詳細展現個別文件的案由、收發人等詳細資料。若是再提升到檔案系列層次，則是在展現機關業務職能，從目錄描述可得知不同機關職能下，所擁有保管的檔案類型與屬性。最後若是以全宗層次的檔案描述，則僅在揭露檔案的來源機構。

 

相關詞

 

參考資料

• 檔案編目規範。檔案管理局90年12月12日（90）檔秘字第0002066號函訂頒。91年1月1日施行。